Maßnahmen Handlungsfeld 5 "Digitale Verwaltung"

Im Handlungsfeld "Digitale Verwaltung" wurde für die Bedarfsanalyse innerhalb der Verwaltung eine Umfrage unter den Mitarbeitenden durchgeführt. Hierdurch sollten die Mitarbeiter:innen die Möglichkeit erhalten, aktiv an der digitalen Transformation der Verwaltung beteiligt zu werden. Die aus der Umfrage abgeleiteten Bedarfe und Optimierungspotenziale wurden bei der Erarbeitung der Ziele und Vorhaben berücksichtigt.

Bei dieser Umfrage wurden nicht nur Bedarfe für die verwaltungsinternen Belange angegeben, es wurden auch Vorschläge zur Optimierung und Erweiterung des Angebots für die Stadtgesellschaft unterbreitet. Des Weiteren wurde für das Handlungsfeld eine Arbeitsgruppe "eGovernment++" mit Vertreter:innen des Stadtverbundes sowie externen Beteiligten gegründet. Diese hat bei der Erarbeitung der Vorhaben mitgewirkt. Die durch die Umfrage und der Mitwirkung der Arbeitsgruppe entstandenen Vorhaben wurden der Stadtgesellschaft im Rahmen der Bürger:innenbeteiligung präsentiert und zur Diskussion gestellt.

Hier finden Sie den kompletten Maßnahmensteckbrief als PDF: 

Teilmaßnahmen

Teilmaßnahme "Partizipation mittels Umfragetool und Hackathon-Veranstaltungen fördern"

Eine smarte Verwaltung nutzt die Partizipation der Stadtgesellschaft um zukünftige Herausforderungen gemeinwohlorientiert zu lösen und nutzendenorientierte Angebote zu schaffen. Um die Partizipation der Stadtgesellschaft zu fördern bedarf es niedrigschwellige analoge und digitale Angebote.

Hierfür ist die Implementierung eines Umfragetools auf den Webseiten des Stadtverbundes zur fortlaufenden Bedarfsermittlung und zum Einholen eines Meinungsbildes bei variablen Themen geplant. Es kann beispielsweise für eine Umfrage zu benötigten Anwendungsfällen für die Maßnahme "Bereitstellung urbaner Daten" des Handlungsfelds 1 und im Rahmen der Maßnahme "Partizipative Stadtentwicklung" des Handlungsfelds 2 genutzt werden.

Des Weiteren soll die Stadtgesellschaft im Rahmen von Hackathon-Veranstaltungen mit Auslobung in der "Jena Digital Werkstadt" des Handlungsfeldes 4 Lösungsansätze für Herausforderungen und Problemstellungen des Stadtverbundes einbringen und bedarfsgerechte Angebote mitgestalten.

Teilmaßnahme "Erweiterung des Angebots zur digitalen Kommunikation, Information und Interaktion um Web-App sowie Chat- und Sprachbot"

Web-App 

Die Ansprüche der Gesellschaft an eine nutzendenorientierte Verwaltung befinden sich im stetigen Wandel. Zunehmend wächst insbesondere der Anspruch an eine digitale Transformation der Verwaltung. Die Stadtgesellschaft möchte die Auswahl haben, ob sie Leistungen der Verwaltung in digitaler oder analoger Form in Anspruch nimmt. Daher ist es zwingend erforderlich das digitale Angebot zu erweitern sowie die Prozesse innerhalb des Stadtverbundes zu optimieren und zu digitalisieren. Das Angebot zur digitalen Kommunikation, Information und Interaktion soll hierfür effizient gestaltet und erweitert werden.

Dabei ist die Entwicklung einer Web-App für die Stadtgesellschaft für einen einfacheren und schnelleren Zugriff auf das digitale Angebot des Stadtverbundes, insbesondere zu den digitalen Verwaltungsleistungen, geplant. Zudem können in der App die digitalen Angebote der anderen Handlungsfelder, zum Beispiel die WISSENsAllmende des Handlungsfelds 1, integriert oder verlinkt werden.

In der Web-App kommt das im Handlungsfeld 1 entwickelte Digitale Ökosystem zum Einsatz und ermöglicht so die gesicherte Authentifizierung und Identifizierung. Die App soll hierbei die Möglichkeit bieten, von jedem Endgerät nutzbar zu sein und eine Integration in die bereits vorhandene "MeinJena-App" ermöglichen. Zur nutzendenorientierten Gestaltung der WebApp erfolgt ein Usability-Test (Nutzer:innen testen die Gebrauchstauglichkeit) des Prototyps in der „Jena Digital Werkstadt“ des Handlungsfelds 4. Zudem kann die Web-App als Startseite auf den im Probierladen und in den Stadtteilbüros des Handlungsfeldes 3 bereitgestellten Arbeitsplätzen verwendet werden und so einen schnellen Zugang zum digitalen Angebot des Stadtverbunds schaffen.

Chat- Sprachbot

Für eine effiziente Information und Kommunikation ist die Implementierung eines zentralen Bot-Systems bestehend aus Chat- und Sprachbot für eine nutzendenorientierte sowie zeitlich unabhängige Bereitstellung von allgemeinen Informationen vorgesehen. Dieses Bot-System kann zudem durch eine Übernahme der allgemeinen Anfragen die Beschäftigten des Stadtverbundes entlasten und so einen Beitrag zur Kompensierung des Fachkräftemangels leisten. Den Bürger:innen wird die Möglichkeit geboten, qualifizierte Auskünfte unabhängig von den Öffnungszeiten der Verwaltung zu erhalten.

Des Weiteren wird die Inanspruchnahme des digitalen Angebots erleichtert. Der Chatbot wird auf diversen Webpräsenzen des Stadtverbundes implementiert.

Der Sprachbot soll an der zentralen Hotline zur Entlastung der Mitarbeiter:innen führen sowie standardisierte telefonische Auskünfte außerhalb der Sprechzeiten der Beschäftigten übernehmen. Es wird in beiden Lösungen die Möglichkeit geben, sofern die Auskunft durch den Bot nicht erteilt werden kann oder ungenügend ist, innerhalb der Zeiten der Erreichbarkeit an Mitarbeiter:innen weitergeleitet zu werden.

Teilmaßnahme "Feedbackmöglichkeit zur kontinuierlichen Optimierung des digitalen Angebots"

Im Hinblick auf die zunehmende Digitalisierung im Bereich der öffentlichen Verwaltung muss ein neuer Kanal für Kritik, Anregungen und Verbesserungsvorschläge geschaffen werden. Bislang wurden insbesondere bei einem persönlichen Gespräch mit einem Beschäftigten des Stadtverbundes diese Äußerungen getätigt. Jedoch wird das persönliche Gespräch durch eine fortlaufende Digitalisierung zukünftig nicht mehr zwingend erforderlich sein.

Damit das digitale Angebot fortlaufend den Anforderungen und Bedürfnissen der Stadtgesellschaft genügen kann und nutzendenorientiert gestaltet wird, benötigt es die Möglichkeit zur Abgabe eines digitalen Feedbacks. Hierfür ist die Implementierung einer Feedbackmöglichkeit zum digitalen Angebot der Kommune, insbesondere zu den digitalen Verwaltungsleistungen, vorgesehen.

Zudem besteht die Möglichkeit die Feedbackoption im Handlungsfeld 1 zur fortlaufenden Optimierung der Anwendungsfälle (Use Cases) in der Maßnahme "Bereitstellung urbaner Daten" zu nutzen. Auch bietet sich die Einsatzmöglichkeit im Rahmen der Maßnahme "Partizipative Stadtentwicklung" des Handlungsfeldes 2.

Teilmaßnahme "Kommunikationsplattform im Bereich Jugend und Soziales für einen effizienten Wissenstransfer"

Die Corona-Pandemie hat im Bereich Jugend und Soziales gezeigt, dass es schwierig ist, wichtige Informationen schnell an alle Akteur:innen zu verbreiten. Während der Corona-Pandemie kam es zu sehr kurzfristigen Anordnungen zur Schließung einzelner Kindertageseinrichtungen bzw. einzelner Betreuungsgruppen. Hierüber mussten die betroffenen Einrichtungen und Elternteile schnell informiert werden, was in der Praxis nur umständlich und mit größerem Zeitverzug gelang.

Kommunikationsplattform

Durch die Einführung einer Kommunikationsplattform im Bereich Jugend und Soziales soll die Informationsweitergabe deutlich beschleunigt und zudem vereinfacht werden. Modellprojekt wird die Vernetzung der kommunalen Kindertagesstätten mit der Verwaltung, dem Stadtelternbeirat und den Eltern. Es soll durch die Kommunikationsplattform ein schneller und zuverlässiger Informationsaustausch gewährleistet werden. Die Plattform soll allen Trägern zur Nutzung zur Verfügung stehen. Dadurch kann die Stadtverwaltung in die Lage versetzt werden, relevante Informationen von kommunaler Tragweite an alle verantwortlichen Einrichtungen und Eltern gleichermaßen zu verteilen.

Ein Zwischenschritt über die Träger und Hausleitungen, der bisweilen zu verzögerten Informationsflüssen führte, wäre damit hinfällig. Darüber hinaus kann eine solche Plattformlösung allen Eltern und Kindern der Jenaer Kindergärten einen webbasierten und nutzendenorientierten Zugang zu relevanten Informationen rund um die Themen "Kinderbetreuung" und "frühkindliche Bildung" ermöglichen und somit eventuell bestehende soziale Ungleichgewichte abfedern.

Die Plattform kann unabhängig vom jeweiligen Träger genutzt werden. Sie kann zum Austausch zwischen allen Kindertageseinrichtungen dienen. Die Kommunikationsplattform kann zur erleichterten Gremienarbeit des Stadtelternbeirates beitragen und bei einem Wechsel des Vorstandes kann die Arbeit ohne Verzögerungen fortgesetzt werden. Sie kann in diesem Einsatzbereich als Wissensspeicher fungieren.

Verknüpfung zum Handlungsfeld 3

Die Mitarbeiter:innen der Kindertageseinrichtungen werden durch die Maßnahme "Lernräume der Zukunft" des Handlungsfeldes 3 mit dem Vorhaben "Smarte Kitas" zur Nutzung befähigt.

Einsatzmöglichkeiten der Plattform

Ein weiterer möglicher Einsatzzweck wird im Bereich Jugendarbeit gesehen. Hierbei kann die Plattform den Akteur:innen zur erleichterten Information und Kommunikation dienen. Dabei wäre die Kommunikationsplattform auch für die Erprobung der sozialpädagogischen Arbeit mit jungen Menschen denkbar.

Die Plattform eröffnet vielfältige Einsatzmöglichkeiten im Bereich Jugend und Soziales, welche nach Inbetriebnahme des Portals erprobt werden können. Zur Steigerung der Bedienerfreundlichkeit soll das Kommunikationsportal als Progressive Web App zur Verfügung gestellt werden.

Teilmaßnahme "Informationsterminal und zwei SB-Arbeitsplätze im Bürgerservice zur Stärkung der Teilhabe"

Eine smarte Verwaltung verhindert durch geeignete Maßnahmen die Benachteiligung und Ausgrenzung von Personengruppen. Vielmehr setzt sich eine smarte Verwaltung für die Teilhabe aller Menschen am digitalen Angebot ein. Hierfür werden im Bürgerservice ein Informationsterminal und zwei Selbstbedienungsarbeitsplätze (SB-Arbeitsplätze) zur kostenfreien Nutzung bereitgestellt.

Informationsterminal

Das Informationsterminal bietet die Möglichkeit, benötigte Informationen, z. B. zu den erforderlichen Unterlagen für einen Antrag oder Ansprechpersonen, zu recherchieren. Es soll vor allem Bürger:innen dienen, die nicht über die benötigte Hardware oder den benötigten Zugang zum Internet verfügen. Zeitgleich sollen so die Beschäftigten des Bürgerservice von allgemeinen Auskünften entlastet werden.

SB-Arbeitsplätze

Die zwei mit aller benötigter Hardware ausgestatteten SB-Arbeitsplätze sollen die Bürger:innen an die digitalen Dienstleistungen und Serviceangebote des Stadtverbundes heranführen. Bei Bedarf stehen Beschäftigte des Bürgerservice für Unterstützungsleistungen bereit. Dies soll die Teilhabe von Personen ohne erforderlicher Hardware ermöglichen und die benötigten digitalen Kompetenzen vermitteln.

Der Bürgerservice ist in der Regel der erste Kontakt zur Verwaltung bei einem Zuzug nach Jena, denn hier muss die Wohnung angemeldet werden. Deshalb bietet sich genau dieser Standort für die Bereitstellung technischer Einrichtungen zur Inanspruchnahme des digitalen Angebots des Stadtverbundes an.

Verknüpfung zum Handlungsfeld 3

Dieses Angebot wird im Handlungsfeld 3 in der Maßnahme "Lernräume der Zukunft" mit dem Projekt "Computerterminals für Bürger:innen in den Stadtteilbüros Lobeda und Winzerla" ergänzt und das Spektrum der Hilfestellungen zur Nutzung digitaler Medien erweitert. Hierzu wird es einen stetigen Erfahrungsaustausch geben, so dass beide Handlungsfelder von den gewonnenen Erkenntnissen profitieren. Digitale Kompetenzen der Bürger:innen sind die Grundvoraussetzung für das digitale Angebot des Stadtverbunds.

Teilmaßnahme "Digitaler Kompetenzcheck zur Stärkung der digitalen Kompetenzen der Beschäftigten"

Eine smarte Verwaltung benötigt zur Leistungsfähigkeit den Anforderungen und Herausforderungen entsprechenden Fachkräfte. Durch die zunehmende Digitalisierung und den sich kontinuierlich entwickelnden neuen Technologien bedarf es einer fortlaufenden Qualifizierung des vorhandenen Personals.

Digitale Kompetenzen

Die digitale Transformation der Verwaltung kann nur gelingen, wenn die Beschäftigten über die jeweils benötigten Kompetenzen verfügen. Eine smarte Verwaltung muss die digitalen Kompetenzen der Beschäftigten stärken.

Hierfür ist die Entwicklung einer Anwendung zur Analyse des IST-Standes und zur Empfehlung von Maßnahmen zur Steigerung der individuellen digitalen Kompetenz (Fachliteratur, Schulungsangebote, Tutorials und ähnlichem) vorgesehen. Den Beschäftigten wird die Möglichkeit geboten, einen Selbsttest zu den bereits vorhandenen digitalen Kompetenzen durchzuführen und sich das darüber hinaus benötigte Wissen im Rahmen von Qualifizierungsmaßnahmen anzueignen.

Digitaler Kompetenzcheck

Das zu entwickelnde Tool soll eine Baukastensoftware sein, die es erlaubt, die Parameter Frage, Antwortmöglichkeit und Empfehlung individuell und an die sich fortlaufend verändernden Rahmenbedingungen anzupassen. Zudem soll ein Zugang von jedem Endgerät gewährleistet werden.

Des Weiteren soll die Software eine anonymisierte Auswertung der Selbsttests ermöglichen, um so den benötigten Bedarf an Qualifizierungsmaßnahmen durch die Personalabteilung zu eruieren. Der von der kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) entwickelte digitale Kompetenzcheck soll hier als Vorlage und Anregung dienen.

Der digitalen Kompetenz wird auch die Fähigkeit zur Prozessanalyse hinzugerechnet. Dieses neue Know-how wird benötigt, um Prozesse zu analysieren, zu optimieren sowie Automatisierungspotenziale zu ermitteln. Ziel ist es, die Selbstreflexion der Mitarbeiter:innen der Stadtverwaltung zu stärken, Weiterbildungsbedarfe im Bereich Digitalisierung zu erkennen und bedarfsgerechte Qualifizierungsangebote zu unterbreiten.

Verknüpfung zu anderen Handlungsfeldern

Hierfür können auch Angebote des Probierladens des Handlungsfeldes 3 in Betracht kommen. Von den allgemeinen digitalen Kompetenzen der Beschäftigten kann unter anderem die WISSENsAllmende im Handlungsfeld 1 profitieren und um Spezialwissen ergänzen.

Teilmaßnahme "Qualifizierungen im Bereich mobile Anwendungen für eine langfristige Innovationskraft und Unabhängigkeit"

Für eine langfristige Innovationskraft und Unabhängigkeit der Kommune sind spezielle Qualifizierungen im Bereich mobile Anwendungen erforderlich und durchzuführen. Hierzu sollen die Beschäftigten der Internetredaktion und der IT-Abteilung zu mobilen Anwendungen geschult werden. Dies soll ermöglichen, dass entwickelte Softwarelösungen langfristig betreut und auch zukünftig neue innovative Lösungen eigenständig durch den Stadtverbund geschaffen werden können. Die Kompetenzen der IT im Bereich mobile Anwendungen können im Handlungsfeld 1 zur Erweiterung der Anwendungsfälle (Use Cases) in der Maßnahme "Bereitstellung urbaner Daten", wie zum Beispiel JenOnLex als Web-App, genutzt werden.

Teilmaßnahme "Marketingmaßnahmen zur Steigerung der Inanspruchnahme"

Eine smarte Verwaltung sollte die neu hinzugekommenen sowie die bereits vorhandenen Angebote regelmäßig bewerben. Durch Marketingmaßnahmen sollen der Bekanntheitsgrad, die Akzeptanz und die Inanspruchnahme der Smart City Lösungen gesteigert werden. Geplant ist, die im Handlungsfeld "Digitale Verwaltung" implementierten Smart City Lösungen, insbesondere die App für die Stadtgesellschaft, der Chatbot sowie Sprachbot und das digitale Feedback, zu bewerben.