Ziele Handlungsfeld 5 "Digitale Verwaltung" 

Im Folgenden werden die strategischen Ziele für Handlungsfeld 5 erläutert. Sie stellen eine Konkretisierung bzw. Untersetzung der formulierten Ziele der Gesamtstrategie speziell im Themenfeld "Digitale Verwaltung" dar.

Verwaltung nutzerorientiert gestalten

Wir möchten die Verwaltung ausgerichtet an den Bedürfnissen der Stadtgesellschaft gestalten. So dürfen unterschiedliche Voraussetzungen in den Bereichen Sprache, digitale Kompetenzen, Alter etc. nicht zum Ausschluss Einzelner führen. Für alle Bürger:innen soll die Möglichkeit bestehen, die Serviceangebote der Verwaltung digital und analog wahrzunehmen. Hierfür werden barrierefreie und nutzendenorientierte Zugänge zu den digitalen Angeboten des Stadtverbundes geschaffen.

Bei den digitalen Angeboten soll auf eine einfache und allgemein verständliche Sprache geachtet werden. Digitale Angebote sollen so gestaltet sein, dass diese auch von Menschen mit Beeinträchtigungen ohne Erschwernis oder fremde Hilfe genutzt werden können (z. B. durch Anpassung der Schriftgröße oder des Kontrastes).

Die digitalen Angebote sollen orts- und zeitunabhängig zur Verfügung stehen. Hierfür ist insbesondere die Ausweitung des öffentlichen WLANs dienlich. Die Bürger:innen sollen selbst entscheiden können, wann und wo sie das digitale Angebot nutzen.

Niemand soll von den digitalen Anwendungen der Verwaltung ausgeschlossen werden, weil er oder sie keine aktuellen Geräte oder Software besitzt. Den Nutzenden wird es freigestellt, private oder öffentlich zur Verfügung gestellte Endgeräte für die Inanspruchnahme zu nutzen. Hierzu werden niedrigschwellige Zugänge zu Endgeräten zur Inanspruchnahme der digitalen Verwaltungsleistungen an verschiedenen öffentlichen Orten, wie z. B. im Bürgerservice der Stadtverwaltung als zentrale Anlaufstelle, realisiert.

Bei der steigenden Inanspruchnahme digitaler Services ist ein hohes Maß an Datensicherheit unerlässlich. Die erforderliche Datenspeicherung und der Datentransfer im Rahmen der Nutzung digitaler Angebote müssen durch entsprechende Schutzmaßnahmen und gesicherte Übertragungswege vor dem Zugriff unberechtigter Dritter geschützt werden. Der Schutz von personenbezogenen Daten besitzt höchste Priorität. Die grundsätzliche Datenhoheit soll bei dem Anwendenden liegen. Nur die zur Leistungserbringung erforderlichen Daten sollen erhoben und gespeichert werden.

Es ist unerlässlich, das externe Informations- und Kommunikationsangebot zu optimieren. Durch den Einsatz innovativer Technologien kann die Information und Kommunikation automatisiert werden. Der Einsatz künstlicher Intelligenz bietet die Chance, allgemeine Auskünfte zu Verwaltungsleistungen und kommunaler Informationen leichter zugänglich zu machen. Dies entlastet die Verwaltung und bietet Bürger:innen die Möglichkeit, qualitativ hochwertige Auskünfte und Informationen rund um die Uhr zu erhalten.

Die Digitalisierung soll die Angebotsvielfalt erweitern. Auch zukünftig wird es analoge Kontaktmöglichkeiten und Beantragungswege geben. Menschen müssen weiterhin die Möglichkeit haben, über nicht-digitale Strukturen mit der Verwaltung zu kommunizieren.

Verwaltung smarter machen

Wir möchten zur nutzer- und gemeinwohlorientierten Leistungserbringung interne Prozesse optimieren. Wir möchten dadurch die Leistungserbringung sowie die übrigen Arbeitsprozesse effizienter und ressourcenschonend gestalten. Dies erfordert eine Optimierung von Arbeitsprozessen unter Einsatz innovativer Technologien. Sowohl die Verwaltungsleistungen für die Stadtgesellschaft als auch interne Prozesse sollen effizienter gestaltet werden. Hierbei kann der Einsatz technischer Lösungen zur digitalen Zusammenarbeit sowie innovativer Technologien zur Automatisierung von Arbeitsprozessen behilflich sein.

Die interne Information und Kommunikation muss stetig neu überdacht und an neue Rahmenbedingungen angepasst werden. Durch die zunehmende Möglichkeit des mobilen Arbeitens sind auch neue Informations- und Kommunikationsmöglichkeiten erforderlich. In Bereichen, in denen bisher nicht jeder oder jedem Beschäftigten ein PC-Arbeitsplatz zur Verfügung steht, sollen neue Angebote zur Information und Kommunikation geschaffen werden.

Die Basis der digitalen Transformation der Verwaltung bilden die digitalen Kompetenzen der Beschäftigten. In einer sich technologisch schnell entwickelnden Zeit müssen die digitalen Kompetenzen der Mitarbeitenden fortwährend gestärkt werden. Das erfordert eine regelmäßige Analyse des Bedarfs an notwendigen Qualifizierungsmaßnahmen und entsprechender Angebote zur Wissensaneignung.

Je mehr Arbeitsprozesse digitalisiert werden können, umso mehr Möglichkeiten des flexiblen Arbeitens bieten sich. Mobiles Arbeiten und Telearbeit haben bereits Einzug in die Verwaltung gehalten und können durch die digitale Transformation weiter ausgebaut werden. Das bedingt neue Kompetenzen der Führungskräfte hinsichtlich des Führens auf Distanz. Auch die Aufgabenorganisation muss an die neuen Rahmenbedingungen angepasst werden. Dies betrifft nicht nur die Führungskräfte, auch die Beschäftigten brauchen neue Kompetenzen zur Anpassung ihrer bisherigen Arbeitsmethoden. Dafür sollen entsprechende Qualifizierungsangebote geschaffen werden.

Transparenz schaffen

Wir möchten der Stadtgesellschaft das Handeln der Kommune aufzeigen. Hierfür wollen wir das Verwaltungshandeln offen legen.

Allgemeine Kennzahlen des Verwaltungshandelns sollen öffentlich zugänglich sein (Art und Umfang der erbrachten Leistungen). Diese Veröffentlichung soll in der WISSENsAllmende erfolgen. Die Serviceangebote des Stadtverbundes sollen aktiv beworben, insbesondere die digitalen Angebote zu Verwaltungsleistungen und deren Vorteile für die Bürger:innen kommuniziert werden.

Die Vermarktung soll digital und analog erfolgen. Der Bekanntheitsgrad und die Inanspruchnahme der digitalen Angebote sollen so gesteigert werden.

Wissenstransfer und Wissenserhalt erleichtern

Wir möchten der Stadtgesellschaft und den Akteur:innen der Kommune Möglichkeiten zum erleichterten Wissenstransfer bieten und fördern einen aktiven Wissenstransfer zwischen der Kommune und der Stadtgesellschaft sowie den langfristigen Wissenserhalt.

Dazu unterstützen wir Initiativen zur Implementierung technischer Lösungen zur digitalen Vernetzung der Stadtgesellschaft mit der Kommune mit dem Ziel eines vereinfachten und beschleunigten Wissenstransfers sowie zum Erhalt des auf diese Weise gewonnenen Wissens. Innerhalb des Stadtverbundes sollen die Möglichkeiten zum Wissenstransfer optimiert sowie neue Formen des Wissensmanagements geschaffen werden.

Partizipation

Wir möchten die digitale Transformation durch die Stadtgesellschaft und die Akteur:innen der Kommune mitgestalten lassen.

Hierfür schaffen wir Möglichkeiten zur aktiven Beteiligung der Stadtgesellschaft an der digitalen Transformation der Verwaltung. Es wird Möglichkeiten zur fortlaufenden Bedarfsermittlung und Optionen eines Feedbacks hinsichtlich der angebotenen Services geben. Dies ermöglicht, die Angebote der Information und Kommunikation sowie der digitalen Verwaltungsleistungen nutzendenorientiert zu gestalten und fortlaufend zu optimieren.

Zudem stärken wir die aktive Mitarbeiterbeteiligung bei der Gestaltung effizienter Prozesse innerhalb der Kommune. Das wollen wir durch eine Beteiligung der Beschäftigten an der Prozessanalyse und Prozessoptimierung bewirken. Durch diese aktive Einbeziehung aller Prozessbeteiligten können Arbeitsprozesse effizient und bedarfsgerecht gestaltet werden. Dies fördert zugleich die Akzeptanz der Digitalisierung und Prozessoptimierung.