Einführung ins Handlungsfeld 5 "Digitale Verwaltung"

Die Zukunft ist digital. Und die Stadt Jena als moderne und dienstleistungsorientierte Verwaltung ist bestrebt, ihre Services digital verfügbar zu machen. Hierdurch werden Informationsfluss, Kommunikation und Transaktionen zwischen der Verwaltung oder staatlichen Institutionen und Bürgern oder juristischen Personen - wie Unternehmen oder Vereinen - vereinfacht.

Der bitkom Smart City Index 2021 zeigte, dass wir im Bereich der digitalen Verwaltung Potenzial für Verbesserungen haben. In der Gesamtbewertung konnte sich Jena den Platz 34 sichern, im Bereich der Verwaltung jedoch nur Platz 49. Bewertet wurden alle 81 Städte mit mindestens 100.000 Einwohnern in den fünf Themenbereichen Verwaltung, IT und Kommunikation, Energie und Umwelt, Mobilität sowie Gesellschaft. Damit geben wir uns nicht zufrieden.

Die Stadtverwaltung Jena hat bereits vielfältige E-Government-Angebote webbasierend realisiert. Beispielhaft sind hier die Online-Angebote des Bürgerservice, das Kitaportal oder das Open-Data-Portal zu nennen. Für die digitale Transformation der Verwaltung sind jedoch weitere Maßnahmen erforderlich, welche unabhängig vom Smart City Projekt umgesetzt werden. Die Umsetzung des Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG) mit seinen Anforderungen für digitale Dienstleistungen in der gesamten Breite der Verwaltung wird derzeit vorbereitet. Es sollen insgesamt 575 Verwaltungsdienstleistungen digital angeboten werden. Dieses Projekt wird durch das Zentrale Prozess- und Projektmanagement der Stadtverwaltung konzipiert und umgesetzt.

Bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen soll die Nutzerorientierung im Vordergrund stehen. Verwaltungsleistungen sollen so einfach wie möglich für die Nutzenden zugänglich und die Durchführung kompakt und anwenderfreundlich gestaltet sein. Der selbsterklärende Antragsprozess soll so niederschwellig und intuitiv gestaltet sein, dass er ohne Kenntnisse zu Antragsvoraussetzungen von Nutzenden durchlaufen werden kann. Diese Niederschwelligkeit beinhaltet auch die Nutzbarkeit der marktüblichen digitalen Zahlungsmethoden.

Die digitalen Angebote bieten die Möglichkeit, die Beschäftigten des Stadtverbundes zu entlasten und den Fachkräftemangel zu kompensieren. Damit diese Angebote in Anspruch genommen werden, ist ein entsprechendes Marketing erforderlich. Die Serviceangebote des Stadtverbundes müssen in digitaler und analoger Form beworben, ihre Attraktivität kommuniziert werden.

Die digitale Transformation der Verwaltung bewirkt auch positive Effekte bei der Lebensqualität der Jenaer:innen. Die Stadtgesellschaft kann übliche Behördengänge digital erledigen. Dies bietet nicht nur einen Zeitgewinn für die Nutzenden, auch Umweltbelastungen werden reduziert, da der Gang oder die Fahrt zur Behörde entfällt. Die Bürger:innen können ihren Alltag individueller gestalten, Öffnungszeiten von Behörden sind zukünftig kaum relevant. Die digitalen Services der Stadtverwaltung und ihrer Eigenbetriebe können rund um die Uhr in Anspruch genommen werden. Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und Verwaltungsleistungen schont Ressourcen und minimiert Umweltbelastungen. Gerade die bisher in der Verwaltung dominierende Papierakte soll langfristig verschwinden und Vervielfältigungen sowie Ausdrucke von Unterlagen und Formularen sollen weitestgehend überflüssig werden. Das spart nicht nur Papier, auch bisher erforderliche räumliche Archive werden nicht mehr benötigt.

 

 

Entsprechend der Ziele wurden in dem Handlungsfeld 8 Maßnahmen identifiziert.

[HF5-M01] App für die Stadtgesellschaft

Entwicklung einer auf allen Endgeräten nutzbaren App. Die App soll einen schnellen und unkomplizierten Zugang zum digitalen Angebot der Stadtverwaltung und ihren Eigenbetrieben schaffen. Insbesondere soll ein schneller Zugang zu den digitalen Dienstleistungen geboten werden. Die Inhalte der App sollen unabhängig des verwendeten Endgeräts aufrufbar sein. Ziel der Maßnahme ist, die orts- und zeitunabhängige Bereitstellung von Informationen sowie die Möglichkeit der Beantragung von Verwaltungsdienstleistungen.

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[HF5-M02] Chatbot und Sprachbot

Zur effizienten Information und Kommunikation sollen Bot-Lösungen zum Einsatz kommen. Hierdurch kann die Verwaltung von standardisierten Auskünften entlastet werden und den Bürger:innen wird die Möglichkeit geboten, qualifizierte Auskünfte unabhängig von den Öffnungszeiten der Verwaltung zu erhalten. Des Weiteren wird die Inanspruchnahme des digitalen Angebots erleichtert. Es soll ein Chat- sowie Sprachbot Anwendung finden. Der Chatbot wird auf diversen Webpräsenzen des Stadtverbundes implementiert. Der Sprachbot soll an der zentralen Hotline zur Entlastung der Mitarbeiter:innen führen sowie standardisierte telefonische Auskünfte außerhalb der Zeiten der Erreichbarkeit der Beschäftigten übernehmen. Es wird in beiden Lösungen die Möglichkeit geben, sofern die Auskunft durch den Bot nicht erteilt werden kann oder ungenügend ist, innerhalb der Zeiten der Erreichbarkeit an Mitarbeiter:innen weitergeleitet zu werden. Ziel der Maßnahme ist, der Stadtgesellschaft qualifizierte Auskünfte rund um die Uhr anzubieten und die Inanspruchnahme des digitalen Angebots zu erleichtern.

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[HF5-M03] Digitale Kompetenzen der Mitarbeiter:innen stärken

Es soll eine barrierearme Anwendung (Softwarelösung) entwickelt werden, mit der Beschäftigte einer Kommunalverwaltung ihre digitalen Kompetenzen testen können. Der Personalentwicklung soll ermöglicht werden Qualifizierungsbedarfe daraus abzuleiten und erforderliche Maßnahmen zur Steigerung der digitalen Kompetenz anzubieten.

Der von der KGSt entwickelte digitale Kompetenzcheck soll hier als Vorlage und Anregung dienen. Der digitalen Kompetenz wird auch die Fähigkeit zur Prozessanalyse hinzugerechnet. Dieses neue Knowhow wird benötigt um Prozesse zu analysieren, zu optimieren sowie Automatisierungspotenziale zu eruieren. Ziel der Maßnahme ist, die Selbstreflexion der Mitarbeiter:innen der Stadtverwaltung zu stärken, Weiterbildungsbedarfe im Bereich Digitalisierung zu ermitteln und bedarfsgerechte Qualifizierungsangebote zu unterbreiten.

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[HF5-M04] Feedback und Innovation durch die Stadtgesellschaft

Schaffung einer Möglichkeit zur digitalen Abgabe eines Feedbacks in Bezug auf die vorgehaltenen digitalen Angebote der Stadtverwaltung und ihren Eigenbetrieben. Dem Nutzenden soll die Möglichkeit geboten werden eine Bewertung des angebotenen Inhaltes bzw. Services vorzunehmen und Anmerkungen sowie Verbesserungsvorschläge einzureichen. Es soll zudem ein niedrigschwelliges digitales Angebot zur gezielten Befragung der Nutzenden geschaffen werden. Des Weiteren sollen im Rahmen von Hackathon-Veranstaltungen Problemstellungen der Stadtverwaltung und ihren Eigenbetrieben durch Ideen und Lösungsansätze der Stadtgesellschaft diskutiert und gelöst werden. Für die Organisation und Durchführung wird das Digital Innovation Hub des Handlungsfeldes 4 beauftragt. Ziel der Maßnahme ist, digitale Angebote nutzerorientiert zu gestalten und die Partizipation der Stadtgesellschaft zu fördern.

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[HF5-M05] Informationsterminal und zwei SB-Arbeitsplätze im Bürgerservice

Im Eingangsbereich des Bürgerservice wird für Kund:innen ein Informationsterminal bereitgestellt. Besucher:innen können sich hier über die angebotenen Dienstleistungen, weiterer Services und zuständigen Abteilungen der Stadtverwaltung und ihren Eigenbetrieben informieren. Bürgern wird die digitale Antragstellung von Verwaltungsleistungen im Bürgerservice an zwei Selbstbedienungsarbeitsplätzen ermöglicht. Im Bedarfsfall wird hierbei das Personal des Bürgerservice beratend und unterstützend tätig. Ziel der Maßnahme ist, die Entlastung des zentralen Empfangs im Bürgerservice sowie die Förderung der Inanspruchnahme digitaler Verwaltungsleistungen.

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[HF5-M06] Kommunikationsplattform im Bereich Jugend und Soziales

Im Bereich Kita und Jugendarbeit soll eine Kommunikationsplattform geschaffen werden. Sie soll die Information und Kommunikation im Bereich Kita und Jugendarbeit erleichtern. Modellprojekt wird die Vernetzung der kommunalen Kindertagesstätten mit der Verwaltung, dem Stadtelternbeirat und den Eltern. Es soll durch die Kommunikationsplattform ein schneller und zuverlässiger Informationsaustausch gewährleistet werden. Die Plattform soll allen Trägern zur Nutzung zur Verfügung stehen. Dadurch kann die Stadtverwaltung in die Lage versetzt werden, relevante Informationen von kommunaler Tragweite an alle Träger und Eltern gleichermaßen zu verteilen. Ein Zwischenschritt über die Träger und Hausleitungen, der bisweilen zu verzögerten Informationsflüssen führte, wäre damit hinfällig. Darüber hinaus kann eine solche Plattformlösung allen Eltern und Kindern der Jenaer Kindergärten einen webbasierten und nutzerorientierten Zugang zu relevanten Informationen rund um die Themen „Kinderbetreuung“ und „frühkindliche Bildung“ ermöglichen und somit eventuell bestehende soziale Ungleichgewichte abfedern. Die Plattform kann unabhängig vom jeweiligen Träger genutzt werden. Sie kann zum Austausch zwischen allen Kindertageseinrichtungen dienen. Die Kommunikationsplattform kann zur erleichterten Gremienarbeit des Stadtelternbeirates beitragen und bei einem Wechsel des Vorstandes kann die Arbeit ohne Verzögerungen fortgesetzt werden. Die Plattform kann in diesem Einsatzbereich als Wissensspeicher fungieren.

Ein weiterer möglicher Einsatzzweck wird im Bereich Jugendarbeit gesehen. Hierbei kann die Plattform den Akteuren zur erleichterten Information und Kommunikation dienen. Dabei wäre die Kommunikationsplattform auch für die Erprobung der sozialpädagogischen Arbeit mit jungen Menschen denkbar. Die Plattform eröffnet vielfältige Einsatzmöglichkeiten im Bereich Kita und Jugendarbeit, welche nach Inbetriebnahme des Portals erprobt werden können. Zur Steigerung der Bedienerfreundlichkeit soll das Kommunikationsportal als Progressive Web App zur Verfügung gestellt werden. Ziel der Maßnahme ist die Verbesserung der Information, Kommunikation und des Wissenstransfers im Bereich Kita und Jugendarbeit.

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[HF5-M07] Vermarktung der Smart City Lösungen

Marketingmaßnahmen zur Steigerung des Bekanntheitsgrades, der Akzeptanz und der Inanspruchnahme der Smart City Lösungen. Es sollen die im Handlungsfeld „Digitale Verwaltung“ implementierten Smart City Lösungen, insbesondere die App für die Stadtgesellschaft, der Chatbot sowie Sprachbot und das digitale Feedback, beworben werden. Ziel der Maßnahme ist, die Inanspruchnahme und Akzeptanz der Smart City Lösungen zu fördern.

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[HF5-M08] Qualifizierungsmaßnahmen Internetredaktion und IT mobile Anwendungen

Mobile Anwendungen werden im Alltag zunehmend wichtiger. Sie eröffnen neue Möglichkeiten für einen nutzerorientierten Zugang zum digitalen Angebot. Es gibt verschiedene Arten von mobilen Anwendungen, sodass hierfür spezielles Fachwissen erforderlich wird. Dieses Fachwissen soll den Akteuren durch Qualifizierungsmaßnahmen vermittelt werden. Ziel dieser Maßnahme ist, Fachwissen für mobile Anwendungen den Akteuren zu vermitteln und eine daraus resultierende Unabhängigkeit der Verwaltung zu gewährleisten.

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[HF5-M09] Ideenspeicher: mobiles Intranet und interne Services

Es sollen neue Kommunikations- und Informationsmöglichkeiten für die Mitarbeiter:innen geschaffen werden. Insbesondere Mitarbeiter:innen ohne festen PC-Arbeitsplatz sollen hiervon profitieren. Die Konzipierung und Umsetzung dieser Maßnahme erfolgt durch eine eigens gegründete Arbeitsgruppe in enger Abstimmung außerhalb des Smart City Projekts.

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