Einführung ins Handlungsfeld 5 "Digitale Verwaltung"

Die Zukunft ist digital. Und die Stadt Jena als moderne und dienstleistungsorientierte Verwaltung ist bestrebt, ihre Services digital verfügbar zu machen. Hierdurch werden Informationsfluss, Kommunikation und Transaktionen zwischen der Verwaltung oder staatlichen Institutionen und Bürger:innen oder juristischen Personen - wie Unternehmen oder Vereinen - vereinfacht.

Wie kann das Smart City Projekt bei der Verwaltungsdigitalisierung unterstützen?

Der bitkom Smart City Index 2021 zeigte, dass wir im Bereich der digitalen Verwaltung Potenzial für Verbesserungen haben. In der Gesamtbewertung konnte sich Jena den Platz 34 sichern, im Bereich der Verwaltung jedoch nur Platz 49. Bewertet wurden alle 81 Städte mit mindestens 100.000 Einwohnern in den fünf Themenbereichen Verwaltung, IT und Kommunikation, Energie und Umwelt, Mobilität sowie Gesellschaft. Damit geben wir uns nicht zufrieden.

Die Stadtverwaltung Jena hat bereits vielfältige E-Government-Angebote webbasierend realisiert. Beispielhaft sind hier die Online-Angebote des Bürgerservice, das Kitaportal oder das Open-Data-Portal zu nennen. Das Smart City Projekt kann, außerhalb des Rahmens der gesetzlich verpflichtenden Digitalisierungsmaßnahmen, neue digitale sowie analoge Angebote schaffen und Instrumente zur Prozessoptimierung bereitstellen.

Die effiziente digitale Transformation der Verwaltung gelingt nur, wenn die Beschäftigten die hierfür benötigten digitalen Kompetenzen besitzen. Das Smart City Projekt kann Angebote und Instrumente bereithalten, mit denen die Mitarbeitenden befähigt werden, Arbeitsabfolgen technisch und rechtlich analysieren zu können und dadurch effiziente und nutzendenorientierte digitale sowie analoge Prozesse und Angebote zu schaffen.

Das Smart City Projekt kann zudem digitale und analoge Angebote zur Steigerung der Partizipation der Stadtgesellschaft an der digitalen Transformation der Verwaltung anbieten. Hierfür können neue Beteiligungsformate eingeführt und erprobt werden, um so den Ansprüchen der Stadtgesellschaft an eine zukunftsfähige und nutzendenorientierte Verwaltung gerecht zu werden. Das Smart City Projekt kann durch geeignete Maßnahmen die Akzeptanz und die Inanspruchnahme digitaler Serviceangebote der Verwaltung steigern.

Welchen Nutzen haben die Bürger:innen davon?

Die digitale Transformation der Verwaltung soll unter Beteiligung der Stadtgesellschaft nutzendenorientiert umgesetzt werden. Es sollen Angebote geschaffen werden, die es erlauben, dass die Stadtgesellschaft Optimierungsbedarfe und Wünsche hinsichtlich neuer digitaler Serviceangebote unterbreiten kann.

Zudem sollen durch neue digitale Angebote der Informationsfluss, die Kommunikation und die Transaktionen zwischen der Verwaltung und Stadtgesellschaft erleichtert werden. Die digitale Transformation der Verwaltung kann die Lebensqualität der Jenaer:innen positiv beeinflussen. Die Stadtgesellschaft kann übliche Behördengänge digital erledigen. Dies bietet nicht nur einen Zeitgewinn für die Nutzenden, auch Umweltbelastungen werden reduziert, da der Weg zur Behörde entfällt. Die Bürger:innen können ihren Alltag individueller gestalten, Öffnungszeiten von Behörden sind zukünftig kaum relevant. Die digitalen Services des Stadtverbundes können rund um die Uhr in Anspruch genommen werden.

Die Digitalisierung und Optimierung von Arbeitsprozessen und Verwaltungsleistungen schont Ressourcen, minimiert Umweltbelastungen und kann Bearbeitungszeiten verkürzen.

Was möchte das Smart City Projekt im Handlungsfeld 5 erreichen?

Im Rahmen des Smart City Projekts sollen Vorhaben umgesetzt werden, die über die verpflichtenden Digitalisierungsmaßnahmen, wie zum Beispiel im Rahmen des Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG), hinausgehen. Dazu zählen unter anderem Pilotanwendungen von künstlicher Intelligenz (KI) und neue innovative Webangebote. Zudem sollen zur Steigerung der Akzeptanz und der Inanspruchnahme die Serviceangebote des Stadtverbundes in digitaler und analoger Form beworben und die Partizipation der Stadtgesellschaft bei der Ausgestaltung dieser Serviceangebote erweitert werden.

Durch Maßnahmen zur Stärkung der digitalen Kompetenzen der Beschäftigen innerhalb der Verwaltung, sollen Prozessoptimierungen und neue digitale Angebote geschaffen werden. Dies soll dazu beitragen die Beschäftigten des Stadtverbundes zu entlasten und den Fachkräftemangel in Teilen zu kompensieren. Auch sollen sich durch die Umsetzung der geplanten Vorhaben neue Chancen und Möglichkeiten zur Flexibilität eröffnen, wodurch die Resilienz der Verwaltung, insbesondere in Krisenzeiten, gestärkt wird.

Zusammenfassend sollen die geplanten Vorhaben dazu beitragen die Verwaltung nutzendenorientiert, zukunftsfähig, effizient und resilient zu gestalten sowie die Lebensqualität für die Stadtgesellschaft zu erhöhen und dabei Umweltbelastungen zu minimieren.