Mit Wissensmanagement zum Erfolg
Manche Kolleginnen und Kollegen sind einfach Gold wert: Sie kennen immer die richtigen Ansprechpartner:innen, haben alle entscheidenden Abläufe verinnerlicht und besitzen in wichtigen Bereichen die notwendige Expertise. Vielleicht kennen Sie ja auch einen solchen Menschen in Ihrem Umfeld.
Doch was passiert, wenn diese Person irgendwann nicht mehr da sein sollte, etwa weil sie in Rente geht? Wenn man nicht aufpasst, ist das wertvolle Fachwissen plötzlich weg.
Um dies zu verhindern, gibt es eine eigene Disziplin: Das Wissensmanagement. Was es damit auf sich hat, erklären wir in dieser Ausgabe unseres Digitalen Donnerstags.
Was genau ist eigentlich Wissensmanagement?
Beim Wissensmanagement geht es darum, das vorhandene Wissen in einem Unternehmen oder einer Behörde strategisch zu sammeln, nachhaltig verfügbar zu machen und zu verteilen. Im Idealfall wird durch das Wissensmanagement sogar neues Wissen geschaffen.
Im einleitenden Beispiel würde man etwa dafür sorgen, dass die wertvolle Expertise der Person dokumentiert wird, bevor sie in Rente geht. In diesem Fall geht es also darum, dass wichtiges Wissen in einer Abteilung nicht verloren geht.
Eine ebenso wichtige Aufgabe des Wissensmanagements ist es zudem, die vorhandene und gesammelte Expertise den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zukommen zu lassen, die sie benötigen. Eine bekannte Situation dafür ist die Einstellung einer neuen Kollegin oder eines neuen Kollegen: Sie bringen zwar bestimmtes Fachwissen mit, müssen aber dennoch erst die Prozesse und die spezifischen Bedingungen der neuen Abteilung kennenlernen.
Mit verschiedenen Methoden Wissen generieren und weitergeben
Die strategische Weitergabe von Wissen sorgt dafür, dass wertvolles Knowhow erhalten bleibt und vielen Personen bekannt wird. Doch häufig geschieht das in vielen Abteilungen nicht gezielt oder systematisch. Während es für das Onboarding meist noch Ablaufpläne und Prozesse gibt, fehlt dies im weiteren Arbeitsleben oft. Um dies zu verhindern, wurden verschiedene Methoden entwickelt.
Ein wichtiger Schritt ist es, relevantes Wissen zu identifizieren und sich dabei die Frage zu stellen, was davon bereits vorhanden ist und welches möglicherweise noch fehlt. Dies geschieht oft im direkten Austausch zwischen den Angehörigen eines Unternehmens oder einer Behörde. Hierfür kann man Diskussionsrunden starten, Mind Maps erstellen, nach Best Practice Prozessen suchen oder bei gescheiterten Projekten analysieren, was man daraus gelernt hat. Die Methoden hierfür sind wahrlich vielfältig.
Hat man das vorhandene Wissen analysiert, gilt es, dieses an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiterzugeben. Auch hier gibt es zahlreiche Möglichkeiten, von denen Sie garantiert viele kennen, etwa Vorträge, Workshops Präsentationen, Handouts und grafische Darstellungen. Wichtige Wissensverteiler sind zudem organisierte Anlässe zum Wissenstransfer. Dazu gehören beispielsweise Barcamps, bei denen sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ungezwungen über vorher definierte Themen austauschen.
Der positive Nebeneffekt: Sowohl bei der Wissensanalyse als auch bei der Wissensweitergabe wird zugleich neues Wissen generiert. Wenn man sich etwa darüber unterhält, was bei der letzten Aufgabe gut lief und was schlecht, werden zu vielen Inhalten der Tätigkeit neue Erkenntnisse gewonnen.
Digitale Lösungen als Wissensspeicher
Letztlich gilt es, vorhandenes und neu gewonnenes Wissen dauerhaft aufzubewahren und zugänglich zu machen. Selbstverständlich gibt es dafür ebenfalls zahlreiche Möglichkeiten. Sehr beliebt sind hierbei digitale Lösungen, die ganz umfangreich, aber auch sehr speziell aufgebaut sein können. So gibt es etwa Systeme, die speziell für das Dokumentenmanagement entwickelt worden sind, andere wiederum dienen vor allem dem Kundenmanagement.
Die Stadtverwaltung Jena hat sich beim Wissensmanagement für eine umfassende Lösung entschieden: ein sogenanntes Enterprise Wiki, das ganz ähnlich wie Wikipedia funktioniert. Es können beliebige Seiten angelegt, Dokumente angehängt und alle Inhalte strukturiert miteinander verknüpft werden. Auf diese Weise finden neue Kolleginnen und Kollegen schnell alle notwendigen Informationen zum Start in ihrer neuen Beschäftigung. Zudem können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell auf wichtige Prozesse, Dienstvereinbarungen, Dokumente und viele weitere Informationen zugreifen. Die Softwarelösung ermöglicht es, dass Inhalte schnell angepasst und erweitert werden können, wenn sie sich ändern sollten, oder neue Informationen hinzukommen.
Geheimtipp: Die Kaffeemaschine
Trotz dieser vielfältigen Methoden hat sich eine simple analoge Variante des Wissensmanagements bewährt: Die gemeinsame Kaffeemaschine in der Abteilungsküche. Hier trifft man sich, kommt kurz auf andere Gedanken und spricht mit den Kolleginnen und Kollegen, die gerade ebenfalls etwas trinken möchten. Und wenn man sich häufig auch nur über das Wetter oder die letzten Sportergebnisse austauscht, bekommt man doch oft genug einen wichtigen Hinweis für die aktuelle Aufgabe oder die Namen von entscheidenden Ansprechpartner:innen. Wenn also eine wichtige Person bald ihre Abteilung verlassen wird, laden Sie sie doch öfter mal auf einen Kaffee ein.
Übrigens: Dies ist natürlich nur eine kurze Übersicht zum Wissensmanagement. Da sich ganze Wissenschaften mit dem Thema beschäftigen, etwa die Informatik, die Betriebswirtschaftslehre und die Sozialwissenschaft, gibt es noch viel mehr Details und weitere spannende Informationen. Wenn Sie sich weiter zum Thema informieren möchten, finden Sie bei Wikipedia eine umfassende Darstellung.
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