Digitaler Donnerstag

Dateinamenskonventionen: Wie ein Unterstrich viele Arbeitsstunden erspart

Ein Balken "Suche" in der Mitte, im Hintergrund mehrere Dateien und eine Lupe die über einem Zettel einer Datei ist
Die Suche nach Dateien und Informationen
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Wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen in den Urlaub gehen, machen sie womöglich eine Übergabe: Sie informieren über den Ist-Stand der aktuellen Projekte, beschreiben die anstehenden Aufgaben und erklären die Abläufe und Prozesse von Tätigkeiten, die für Sie neu sind. Vielleicht erhalten Sie in einer solchen Situation auch ein Übergabeprotokoll mit den wichtigsten Informationen. Sie sind also für alle Eventualitäten gerüstet.

Doch dann passiert es: Die Kollegin oder der Kollege ist vor ein paar Tagen in den Urlaub gestartet, Sie benötigen eine Information und möchten die Datei mit dem Übergabeprotokoll zu Rate ziehen. Allerdings können Sie die Datei nicht öffnen! Nach intensivem Ausprobieren klappt es scheinbar, doch dann sehen Sie nur wirre Zeichen im Dokument. Ohne die Informationen aus dem Übergabeprotokoll brauchen Sie nun deutlich mehr Arbeitsstunden, um die übernommenen Aufgaben zu erfüllen.

Kleine Zeichen machen viel aus

Gerade im IT-Bereich gibt es viele denkbare Gründe für dieses Szenario. Allerdings kann die Ursache auch eine leicht zu vermeidende Kleinigkeit gewesen sein: Vielleicht hat die Kollegin oder der Kollege lediglich eine falsche Bezeichnung des Dokuments gewählt und Zeichen verwendet, die nicht in den Dateinamen gehören. So kann beispielsweise bereits ein Sonderzeichen dazu führen, dass Dateien auf verschiedenen PCs oder in anderen Betriebssystemen nicht mehr angezeigt werden können.

Bereits ein Punkt im Dateinamen kann dafür verantwortlich sein, dass Betriebssysteme nicht mehr erkennen, welcher Dateityp vorliegt und ob ein Dokument beispielsweise eine Text-Datei, ein PDF oder ein Bild ist. Ein Leerzeichen kann verhindern, dass eine in Windows erstellte Datei auf einem Apple-Rechner richtig geöffnet und angezeigt werden kann und umgekehrt.

Mit Namenskonventionen für Ordnung sorgen

Diese Regeln nennt man Namenskonventionen. Sie definieren, welche Zeichen in Dateinamen erlaubt sind und welche nicht. Zudem legen Sie das Schema fest, nach dem alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Dateien zu benennen haben. So kann man beispielsweise vorschreiben, dass jede Bezeichnung mit dem Datum der Finalisierung beginnt und dabei zuerst das Jahr, dann der Monat und abschließend der Tag angegeben werden. Anschließend kann eine Bezeichnung des Typs erfolgen und abschließend ein Begriff, der den Inhalt kurz zusammenfasst. Zudem wird definiert, dass die Elemente durch Unterstriche geteilt werden. Eine solcher Dateiname könnte folgendermaßen aussehen:

  • 20230219_Protokoll_Teammeeting

Einigen mag dies vielleicht als zusätzliche, anstrengende Vorschrift erscheinen. Und selbstverständlich ist es zunächst eine Umstellung, wenn man vom eigenen, gewohnten Vorgehen abweichen und sich umgewöhnen soll. Allerdings gibt es zahlreiche Vorteile, wenn sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an die vorgegebenen Namenskonventionen halten. Dazu gehört die schon erläuterte Sicherheit, dass tatsächlich alle Angestellten jede Datei öffnen können und fehlerfrei angezeigt bekommen.

Und die Vorteile gehen noch weit darüber hinaus. So erlaubt das Beginnen mit einer Datumsangabe, dass die Dateien automatisch chronologisch geordnet sind. Namen, die mit Buchstaben beginnen, sind hingegen in der Regel nach Alphabet sortiert. Dies garantiert selbstverständlich ebenfalls eine gewisse Ordnung, doch chronologisch gesehen sind alle Dateien durcheinander.

Des Weiteren sorgen Namenskonventionen dafür, dass es in Ihrer Abteilung eine feste, nachvollziehbare Ordnerstruktur gibt. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kennt das genutzte System und findet sich schnell zurecht. Dies lohnt sich insbesondere, wenn Kooperations- und Dokumentationstools genutzt werden.

Ein einheitliches System hilft zudem, wenn eine Person Suchfunktionen nutzt, um Dateien zu finden. Sie weiß bereits, welche Begriffe zu welchem Zweck verwendet werden.

Beispiele für Namenskonventionen

Die Vorteile einer Verwendung von Namenskonventionen sind also nachvollziehbar. Aber wie sehen die Regeln nun ganz konkret aus?

Einige Möglichkeiten sind bereits im Text genannt, doch letztlich richten sich die Richtlinien nach Ihren konkreten Bedürfnissen. Hier sind einige Anregungen.

Zur Vermeidung von Dateiproblemen:

Zwei Dateiordner mit den Symbolen "Dateieingang" und "Dateiausgang", zwischen denen mehrere Dokumente hin und her fliegen
Dateienordner
freepik
  • Keine Leer- und Sonderzeichen
  • Keine Punkte, Fragezeichen und Ausrufezeichen
  • Keine Kommas
  • Nicht: „§$%&/{
  • Stattdessen: Unterstriche
  • Keine Umlaute
  • Stattdessen: ae, oe, ue
  • maximal 255 Zeichen

Für eine bessere Ordnung und nachvollziehbare Inhalte:

  • Name beginnt mit aktuellem Datum
    • Das Datum steht im Format JJJJMMTT (z. B. 20230219)
  • Es folgt der Abteilungsname
    • Eventuell in Kurzform oder als Abkürzung
  • Es folgt eine Typenbezeichnung
    • Agenda
    • Angebot
    • Aufgabe
    • Beschluss
    • Notizen
    • Protokoll
    • Vertrag
    • usw.
  • Es folgt ein Begriff, der den Inhalt zusammenfasst
    • Teammeeting
    • Ist_Stand
    • Kundengespraech
    • usw.
  • Es folgt die Versionsnummer
    • V01
    • V02
    • V03
    • usw.

Welches System Sie auch wählen, eines ist wichtig: Sie und alle Angestellten müssen konsequent bei der Benennung sein, sonst funktioniert es nicht. Wenn Sie sich jedoch an die festgelegten Richtlinien halten, werden Sie nicht nur bei einer Urlaubsvertretung, sondern auch langfristig davon profitieren.

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