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Jena entwickelt Chatsystem für mehr Bürgerservice, Effizienz und Flexibilität
Ein intelligenter Chatbot, der rund um die Uhr Bürger:innen informiert, interne Verwaltungsprozesse unterstützt und sogar barrierearm arbeitet – dieses ambitionierte Ziel verfolgt Jena mit dem Projekt „Multifunktionales Chatsystem“ bis Ende der Projektlaufzeit 2027. Gemeinsam mit dem Smart City Projekt Amt Süderbrarup wurde im Rahmen des Smart City Förderprogramms eine Kooperation ins Leben gerufen, die nicht nur Synergien schafft, sondern auch die Anforderungen kleiner wie großer Kommunen gleichermaßen berücksichtigt.
Ein System für alle – gemeinsam gedacht und entwickelt
Seit Juli 2024 arbeiten die beiden Verwaltungen eng zusammen. Denn klar war: Wenn ein System entstehen soll, das flexibel und für viele Städte und Gemeinden nutzbar ist, muss bereits die Entwicklung vielfältige Anforderungen einbeziehen. Für beide Seiten ein Gewinn – auch finanziell. Denn die Projektpartner tragen die Kosten der Entwicklung gemeinsam.
Die technische Umsetzung brachte einige Herausforderungen mit sich. Lange wurde nach einer Open-Source-Software gesucht, die sowohl den Anforderungen des Fördermittelgebers als auch den praktischen Bedarfen genügt. Aktuell werden verschiedene Open-Source-Lösungen auf Herz und Nieren getestet – sollte sich eine Software als tragfähig erweisen, wird sie die Grundlage für die Weiterentwicklung bilden.
Ein Chatbot, der mehr kann – und mitdenkt
Ob Übersetzung von „Behördendeutsch“, barrierefreie Kommunikation oder Verknüpfung mit der städtischen Urbanen Datenplattform WISSENsAllmende: Das geplante Chatsystem soll zum zentralen digitalen Zugangspunkt für Bürger:innen werden – und zur Entlastung für Mitarbeitende. Es soll auf Webseiten eingebettet, grafisch ansprechend und auf allen Geräten nutzbar sein. Sollte der Bot mal keine passende Antwort liefern, wird die Anfrage an eine reale Person weitergeleitet. So bleiben Bürger:innen nie ohne Rückmeldung.
Wissenschaft und Praxis vereint
Beraten wird das Projektteam von Dr. Oliver Mothes vom Thüringer Zentrum für Lernende Systeme und Robotik (TZLR). Das TZLR berät nicht nur beim technischen Feinschliff, sondern ermöglichte bereits einen ersten Prototypen auf einem lokalen PC zu nutzen.
Die Einsatzgebiete für das multifunktionale Chatsystem wachsen mit der kontinuierlichen Planung – genauso wie die technischen Möglichkeiten. Für das Projektteam steht fest: Die Entwicklung soll praxisnah, offen und gemeinsam gedacht sein. So soll aus dem Chatbot mehr als nur ein digitales Werkzeug werden – nämlich ein echter Baustein für die digitale Verwaltung der Zukunft.
Nachgefragt bei ...
Stefan Schwarz, unserem Kollegen aus dem Smart City Projekt. Er Teilprojektleiter vom Handlungsfeld „Digitale Verwaltung“und kennt sich bestens aus mit dem Thema multifunktionales Chatsystem. Er begleitete die Kooperation mit Süderbrarup von Anfang an und beantwortet uns hier drei Fragen dazu.
Wie ist die Kooperation mit Süderbrarup zustande gekommen?
Nach der Genehmigung unserer Maßnahme gab es viele Gespräche mit Kommunen, die ähnliche Ideen verfolgten. Unser Ziel ist es, ein System zu entwickeln, das von vielen nutzbar ist – also wollten wir gleich zu Beginn unterschiedliche Anforderungen mitdenken. Süderbrarup hatte ein ähnliches Vorhaben, und so entstand im Sommer 2024 der erste Austausch. Daraus wurde eine enge Zusammenarbeit zur gemeinsamen Beschaffung und Entwicklung.
Wie ist die technische Umsetzung geplant?
Eine große Herausforderung war es, eine geeignete Open-Source-Lösung zu finden. Letztlich stellten wir fest, dass es aktuell noch keine Open-Source-Lösung passend zu unseren Anforderungen gibt– also werden wir gemeinsam ein eigenes System entwickeln. Dabei greifen wir, wo möglich, auf bereits bestehende Open-Source-Komponenten zurück. Der Betrieb wird individuell gelöst: In Jena lokal mit eigener Hardware, in Süderbrarup über ein externes Rechenzentrum.
Welche Funktionen soll der Chatbot haben?
Er soll Bürger:innen 24/7 verständliche Informationen liefern – auch in mehreren Sprachen. Themen wie Bürgerservice, Mobilität, Gesundheit oder Beteiligung sollen zentral und einfach zugänglich sein. Gleichzeitig soll der Chatbot Verwaltungsmitarbeitende unterstützen: So z.B. bei dem Erstellen und Aufbereiten von Protokollen, dem allgemeinen Onboardingprozess neuer Mitarbeitenden sowie im Bereich Öffentlichkeitsarbeit, Datenanalysen und Wissensmanagement. Ein modularer Aufbau, No-Code-Konfiguration und die Möglichkeit, verschiedenste Datenquellen einzubinden, machen das System besonders flexibel.
Eines ist dabei klar: Die Entwicklung eines so vielseitigen und innovativen Chatsystems braucht Zeit – das geht nicht von heute auf morgen. Mit der Kooperationsvereinbarung mit Süderbrarup haben wir einen wichtigen Schritt gemacht und sind auf einem guten Weg. Das stimmt zuversichtlich – auch im Hinblick auf die Weiterentwicklung der digitalen Verwaltung.
Sie haben Fragen zu diesem oder einem anderen DigiDo-Beitrag? Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, wir freuen uns auf Ihr Feedback.
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