Neue Maßnahme entsteht im Handlungsfeld Digitale Verwaltung: das „Multifunktionale Chatsystem“
Im Rahmen des Smart City Projekts der Stadt Jena wurde die ursprünglich geplante Maßnahme „Smarte Verwaltung“ im Handlungsfeld 5 in das „Multifunktionale Chatsystem“ umgewandelt. Die neue Maßnahme wurde am Freitag, den 22. März 2024, vom Fördermittelgeber genehmigt und soll die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse erheblich vorantreiben.
Hintergrund der Änderung
Die ursprünglich geplante Maßnahme „Smarte Verwaltung“ aus dem Handlungsfeld 5 des Smart City Projekts wurde im Mai 2023 durch den Fördermittelgeber zurückgewiesen. Infolge dessen wurde die Maßnahme umfassend optimiert und der Schwerpunkt auf ein multifunktionales Chatsystem gelegt. Hierbei soll die ursprünglich geplante Umsetzung jedoch vollumfänglicher sein. Das geplante neue Chatsystem soll den Bedürfnissen der Bürger:innen besser entsprechen und die Interaktion mit der Verwaltung deutlich vereinfachen.
Die bisherigen Teilmaßnahmen “Hackathon-Veranstaltungen zu Problemstellungen der Verwaltung” sowie die “Computerterminals im Bürgerservice” entfalten in anderen Handlungsfeldern eine größere Wirkung und werden dort in bestehende Maßnahmen integriert.
Die neue Maßnahme: Multifunktionales Chatsystem
Das multifunktionale Chatsystem ist ein innovatives Werkzeug, das sowohl Text- als auch Spracheingaben verarbeiten kann. Es basiert auf fortschrittlicher künstlicher Intelligenz (KI) und wird eine nahtlose Kommunikation, Information und Interaktion zwischen Bürger:innen und der Stadtverwaltung ermöglichen. Das System ist in der Lage, in Echtzeit relevante Informationen aus der Urbanen Datenplattform (UDP) der Stadt Jena zu extrahieren und auf verständliche Weise aufzubereiten. Es übersetzt Behördensprache in leicht verständliche Texte und unterstützt bei der Suche nach Informationen sowie der Nutzung von Service- und Beteiligungsangeboten.
Besonderer Wert wird auf die Barrierefreiheit und Inklusion gelegt. Das System analysiert Anfragen, ruft relevante Daten ab und liefert präzise Antworten. Darüber hinaus werden unbeantwortete Fragen an städtische Mitarbeitende weitergeleitet, um eine persönliche Beratung zu ermöglichen.
Ziele und Nutzen des Handlungsfelds „Digitale Verwaltung“
Das Handlungsfeld 5 „Digitale Verwaltung“ zielt darauf ab, die Verwaltung nutzendenorientiert und effizient zu gestalten. Die effiziente Digitalisierung von Arbeitsprozessen und Verwaltungsleistungen spart Ressourcen, minimiert Umweltbelastungen und verkürzt Bearbeitungszeiten. Darüber hinaus wird durch die Digitalisierung der Verwaltungsdienstleistungen der Zugang für alle Bürger:innen verbessert, unabhängig von Sprache, digitalen Fähigkeiten oder Alter.
Mit der Einführung des multifunktionalen Chatsystems setzt Jena einen bedeutenden Schritt in Richtung einer modernen und digitalen Verwaltung.